Hållbarhet i inköpsprocessen

Genom referensgrupper och enkäter samlar vi in information bland annat kring våra medlemmars hållbarhetsarbete och mål. På detta sätt ska våra upphandlingar alltid vara aktuella, följa marknaden och leverantörernas utveckling samt våra medlemmar och kunders mål.

HBVs uppförandekod för leverantörer 

Våra leverantörer och deras underleverantörer ska stödja och verka för att mänskliga rättigheter respekteras. Detta finns kravställt i vårt dokument ”Uppförandekod för leverantörer”. Dokumentet ligger alltid med som bilaga i samtliga ramavtalsupphandlingar och dynamiska inköpssystem som vi genomför.

Genom att våra avtalade leverantörer undertecknar avtalet intygar de att de krav som är formulerade i uppförandekoden kommer att följas senast från avtalsstart. Om en leverantör skulle bryta mot uppförandekoden och leverantören inte vidtar korrigerande åtgärder inom skälig tid efter vår skriftliga anmaning, har vi möjlighet att avsluta samarbetet genom att häva avtalet med leverantören.

Aktivt uppföljningsarbete

Contract Lifecycle Management (CLM) 

För att upprätta uppföljningsplaner och arbeta mer strukturerat med avtalsuppföljning har HBV ett stödsystem i form av CLM, Contract Lifecycle Managment. De hållbarhetskrav som skrivs in i våra avtal och som ska följas upp, kan hanteras strukturerat i CLM

Självskattningsenkät kring leverantörers hållbarhetsarbete

Vi genomför årligen en enkätundersökning kopplat till hållbarhet gentemot alla leverantörer. Syftet med enkäten och efterföljande rapport är att lyfta, påverka och samarbeta i hållbarhetsarbetet med våra leverantörer 

Våra leverantörer har kommit olika långt i sitt hållbarhetsarbete och avsikten med självskattningsenkäten är att vi tillsammans ska driva utvecklingen framåt. 

Utifrån svaren samt i dialog med leverantörerna, kan vi bland annat göra prioriteringar inom framtida kravställningar och i utvecklingsarbetet av våra avtal, allt för att våra avtal ska möta våra medlemmars krav inom hållbarhetsområdet.

Riskhantering

Den övergripande riskanalys som är framtagen på HBV är uppdelad inom följande områden; miljö, mänskliga rättigheter, sociala förhållande och personal samt motverkande av korruption. 

Vi arbetar i framtagande av ramavtal med specifika risker kopplade till avtalsområdet. I analysen och uppföljningsarbetet har vi noterat följande exempel på potentiella risker utifrån leverantörernas svar.

• Mänskliga rättigheter. Drygt två tredjedelar av våra leverantörer anger att de bedriver ett systematiskt arbete för att tillse att den egna verksamheten följer kraven i HBVs uppförandekod för leverantörer och mer än hälften har en upprättad policy.
• Sociala förhållanden. Endast hälften av leverantörerna utför lagstadgad lönekartläggning årligen.
• Motverkande av korruption. Enligt vår uppförandekod ska våra leverantörer ha en upprättad policy gällande antikorruption och den finns endast upprättad hos knappt två tredjedelar av leverantörerna.
• Visselblåsarfunktion. Flertalet av våra leverantörer har inrättat en visselblåsarfunktion. Risken i detta ligger inte i saknaden av funktionen utan hur den är upprättad. Vi har noterat att anmälan/information skickats internt och mottagaren har i vissa fall varit på chefsnivå. Vi ser en avsaknad av en extern kanal för visselblåsarfunktionen.