Fakturor till och från HBV via e-faktura

I vår strävan efter en mer miljövänlig och effektiv fakturahantering använder sig HBV, sedan flera år, av elektronisk fakturering. Det finns flera skäl till e-fakturering. Det är enkelt, säkert och skonsamt för miljön och det effektiviserar både er och vår administrativa hantering.

Fakturering via e-faktura

Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt enligt en europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den senast gällande standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. Fakturor till och från HBV skickas alltså alltid som e-faktura.

För HBVs del innebär det att vi både kan ta emot och att skicka fakturor enligt standarden.

I vårt affärssystem slussas leverantörsfakturan vidare till slutkunden helt automatiskt och den manuella hanteringen är mycket begränsad. Saknas obligatorisk information såsom exempelvis HBVs kundnummer kommer fakturan per automatik att returneras till leverantören för komplettering.

Till följd av den automatiska hanteringen har HBV mycket begränsade möjligheter att åtgärda eventuella fel eller önskemål vad gäller märkningar på fakturorna. Har man som kund särskilda önskemål om fakturamärkningar måste detta kommuniceras direkt med leverantören vid beställningstillfället. All information som leverantören skickar med i fakturan till HBV kommer att finnas med på den faktura HBV sedan skickar till kunden.

För att inte fakturorna ska fastna i flödet kan det underlätta om man på kundsidan ser över eventuella valideringsregler för att säkerställa att dessa är relevanta och inte stoppar fakturorna i onödan.

Fördelar med e-faktura

Utöver lagkravet finns det många fördelar med elektronisk fakturering.

Spårbarhet
Kvittenser på skickade fakturor garanterar att de nått rätt mottagare.

Enkelt
Med automatik eller en knapptryckning skickas alla fakturor elektroniskt.

Skonsamt för miljön
Det sparar jordens resurser då varken papper, bläck eller transporter krävs.

Säkert
Eventuella fel upptäcks direkt och återrapporteras till avsändaren.

Lönsamt
Kostnaden för porto, kuvert, papper och arbetstid försvinner.