FAQ för entreprenörer

Lämna anbud med trepart

Vi ska lämna anbud på en upphandling till en beställare där det är föreskrivit att vi ska avropa varor/material via HBVs trepartsavtal. Vad innebär det för oss som entreprenör och hur ska vi tänka?

HBV vill först och främst understryka att alla frågor runt anbudet, påslag eller andra oklarheter måste ställas direkt till medlemmen. Detta för att upphandlingar kan ha olika konstruktion. Nedanstående text är endast en allmän text om hur trepart fungerar.

Tanken med trepartsavtal är att ni som entreprenör beställer (avropar) varor på utvalda HBV-avtal. Varor som ni behöver för att kunna utföra det arbete som överenskommits enligt det trepartsavtal som ni tecknat med beställaren och HBV. Det innebär att ni inte kommer att använda era egna avtal.
Läs mer om HBVs avtal >>

Priserna som finns i respektive prislista är det pris som ni som entreprenör betalar för varan och som ni sedan fakturerar vidare till beställaren. Vid löpande arbeten faktureras varorna tillsammans med arbetskostnaden ihop med eventuellt påslag. Vid projekt kan det finnas andra lösningar som framgår av beställarens upphandling.

Kundnummer hos HBV

Hur får vi ett HBV-kundnummer?
När trepartsavtalet är upprättat och signerat av alla parter registrerar HBV ett kundnummer till er och skickar det via mejl till er kontaktperson (den person ni har angivit på blanketten ” TREPARTSAVTAL-underlag för upprättande”). När ni har fått ert kundnummer kan ni börja beställa (avropa) på de HBV-avtal som ni ska avropa från.

Vi är osäkra på vilket HBV-kundnummer vi har, hur kan vi få hjälp med att få reda på det?
Er kontaktperson har fått ett mejl från trepartsavtal@hbv.se med information om ert HBV-kundnummer. Ni kan också kontakta beställaren eller HBV för att få information om rätt kundnummer.

Beställning och avrop

Hur sker beställning (avrop) på HBV-avtalen?

Beställning (avrop) ska ske enligt de rutiner som beställaren informerar er om. I vissa avtal finns det till exempel en rabatt som ges vid avrop via webbhandel och i vissa fall kan småorderavgifter och olika fraktgränser tillkomma. Stäm också av med er beställare vad som gäller vid  köp i butik.

Ni ska alltid uppge ert unika HBV-kundnummer och det måste även anges vilken typ av märkning som beställaren behöver ha på fakturan. Detta kan inte ändras i efterhand utan måste vara med vid avropstillfället.

Är avropsordningen rangordning ska avrop i första hand alltid göras från leverantör rangordnad nummer ett. Avropsinstruktioner finns under respektive avtal på hbv.se/våra ramavtal>>.

Det är viktigt att avropsordningen följs enligt gällande rangordning. Det är i första hand från prislista 1 (avtalat sortiment, varukorg) som beställning ska göras. Om varan inte finns där är det prislista 2 (övrigt sortiment, övrigt avtalat sortiment) som ska nyttjas för avrop. Det är enkelt att hitta de artiklar som finns i HBV-avtalet vid avrop via webbhandel, då de är märkta med symbol, text eller färgmarkering. Favoritlistor kan skapas för att underlätta beställningen.

Vilken framförhållning behövs vid beställning (avrop)

Beställningar ska alltid göras i god tid innan önskad leverans för att säkerställa att varan levereras i tid. När det gäller större beställningar av till exempel vitvaror är det bra att göra sin beställning 2–3 månader innan tänkt leverans och samtidigt ha en kontinuerlig kontakt med leverantören. Det är därför viktigt att ni planerar ert arbete och tar hänsyn till leveranstider så att materialet kommer vid önskad tidpunkt.

Eventuella problem med leveranser och lagerhållning hos leverantör
Om ni har eller har haft problem med en leverantör som är rangordnad nummer ett behöver ni kontakta beställaren så att de kan ta en dialog med den leverantören. Eventuella problem ska alltid meddelas till beställaren.

Det är också viktigt att kartlägga vad som behöver finnas för avrop i butik och vad som kan behöva finnas lagerlagt lokalt. Om detta ändå inte fungerar och leverantör rangordnad nummer ett inte kan leverera kan beställaren ge er tillåtelse att gå vidare till leverantör rangordnad nummer två.

Vad händer när HBV gör en ny upphandling och det blir en ny leverantör?
Trepartsavtalet löper vidare då det gäller för var tid gällande HBV-avtal inom respektive avtalsområde. Det vill säga, om man har skrivit ett trepartsavtal för till exempel vitvaror och det blir en ny rangordnad etta efter att HBVs upphandling är avslutad, då är det den nya leverantören som beställning (avrop) ska göras ifrån. Nytt kundnummer till den nya leverantören tas fram av HBV för de trepartsavtal som berörs och ni kommer att få information om eventuellt nytt kundnummer från beställaren.

Ibland blir varor restnoterade och vi tar då en likadan vara från vårt eget lager för att arbetet ska utföras utan dröjsmål. Vårt lager fylls sedan på när varan kommit men vi skulle vilja se priset så att vi kan fakturera allt på samma gång. Går det att lösa?
Hos många av HBVs leverantörer går det att få information om priset på restnoterade varor. Det förekommer dock skillnader i hanteringen av restnoterade varor hos våra leverantörer. Kontakta respektive leverantör för mer information.

Hos till exempel Ahlsell kommer inte den restnoterade varans pris att kunna ses på fakturan eftersom det alltid tas fram en ny faktura för restnoterade varor. Däremot kan man se priset på sitt ordererkännande. Om priset inte syns på ordererkännandet behöver det ändras på kundnummernivå. Kontakta Ahlsell så hjälper de er med det.

Leverans och mottagningskontroll

Hur ska leveranser hanteras?
Ni som entreprenör ska ta emot godset och kontrollera det. Är leveransen transportskadad måste det reklameras direkt till transportören. Om godset är skadat, kvittera aldrig i handdatorn eller på fraktsedeln, utan att först göra en anmärkning om vilken skada godset har. Det blir då styrkt att skadan inträffat när transportören haft hand om godset.

Ekonomi och fakturafrågor

Varför får vi en faktura från HBV när vi beställer (avropar) hos leverantörer via HBV-avtalen?

Då HBV är avtalspart behöver fakturan hanteras via HBV som sedan skickar den vidare till er. Detta för att vi bland annat följer upp att leverantörer följer våra avtal och att faktureringen sker på ett korrekt sätt.

Ni betalar sedan fakturan från HBV och skickar med den som bilaga till er faktura, till beställaren om inget annat avtalats. HBV kan inte göra några ändringar eller tillägg på fakturan. Det är därför viktigt att leverantören får den information som behöver finnas med vid beställningstillfället, till exempel referens, projektnummer eller projektadress.

Vad händer om vi inte betalar HBV fakturan i tid?
En påminnelsefaktura skickas till er som entreprenör och samtidigt skickas en kopia på fakturan till er beställare för information.

Vi har inte möjlighet att ta emot fakturor elektroniskt och skulle därför behöva få fakturan på mejl i pdf-format. Hur gör vi då?
Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt enligt en europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den senast gällande standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. Fakturor till och från HBV skickas därför alltid elektroniskt. HBV kan därför endast i undantagsfall skicka fakturan som pdf via mejl. Kontakta HBV via epost@hbv.se och ange följande uppgifter:

• Företagsnamn
• Organisationsnummer
• Fakturaadress

Hur kan vi få fakturorna från HBV digitalt framöver?
Mejla epost@hbv.se och ange följande uppgifter:

• Företagsnamn
• Organisationsnummer
• HBV-kundnummer
• Tjänsteleverantör e-fakturor dvs VAN-operatör
• GLN-nummer
• Peppol-ID