Returer och reklamationer av varor och leveranser

Vi har som mål att våra avtalade leverantörer och ramavtal ska garantera hög kvalitet och service på sina leveranser till våra medlemmar och kunder. Detta är en förutsättning för bra fungerande avtal. Trots det händer det ibland att fel eller förseningar kan uppstå i leveranser och produktion av beställda produkter. Här följer en liten sammanställning kring hur ni som beställare kan agera för att rutiner kring reklamationer av varor och leveranser, eventuella viten och uppföljning ska kunna fungera på bästa sätt.

Returer

Vid retur av felköpt vara är det viktigt att aktuell följesedel bifogas försändelsen eller tas med till den aktuella butiken.

Reklamationer

Vitesmöjligheter styrs av vad som står i respektive avtal och ska i första hand alltid hanteras av medlemmen så att underlagen kan säkerställas mot vitesanspråk och särskilda överenskommelser.

Är problemen allvarliga och/eller återkommande och ni som medlem upplever det som att responsen eller agerandet från den avtalade leverantören inte känns tillfredsställande, kan ni kontakta den inköpsstrateg som ansvarar för avtalet hos oss.

1. Direkt uppföljning och kontroll

Beställaren ansvarar för att kontrollera att leveransen är korrekt i förhållande till gjord beställning och detta bör ske snarast möjligt efter leverans.

2. Dokumentering

Dokumentera skriftligen aktuella kvalitetsbrister, förseningar, orsak, datum och dylikt. Titta gärna i dokumentet ”Vad som gäller för viten” för att se vad som är bra att tänka samt vad som är bra att känna till.
Kontrollera att det verkligen är en försening och inte en överenskommen senareläggning av en leverans (exempelvis önskemål från hyresgäst om annat leveransdatum).

3. Anmälan av avvikelser

Kontakta leverantören och gå tillsammans igenom dokumenterade brister. Kom överens och dokumentera skriftligen eventuella åtgärder och beslut.
Viten, ersättningsprodukter med mera.
En del ramavtal har klausuler om viten.
En del ramavtal har klausuler om ersättningsprodukter.
För att viten ska kunna tas ut krävs skriftlig dokumentation, som leverantören inte kan visa bero på orsaker som de inte kan ställas till svars för eller att beställaren nekat att ta emot motsvarande ersättningsprodukt.

4. Reklamation av fakturor

Bestrid fakturan inom femton dagar genom att kontakta både leverantören och oss på HBV så hinner vi betalstoppa fakturan och ni slipper onödiga förseningsavgifter.
Läs mer om detta här>>

5. Meddela HBVs avtalsansvariga inköpsstrateg för det aktuella avtalet

Om det är återkommande brister från en leverantör.
Om bristen är av allvarlig art.
Om leverantörens agerande och respons inte känns tillfredsställande.

Om HBV får information från många medlemmar som har samma typer av problem, eller problem med en viss leverantör ökar det möjligheterna till övergripande krav på åtgärder från leverantören för bristfälliga leveranser eller avtalsbrott.

6. HBV kan då på ett övergripande plan sätta tryck på en leverantör genom att:

sammanställa en övergripande bild av felrapporter från flera medlemmar för samma leverantör, produkt etc.
kräva generella åtgärder
ta upp frågan om avtalsbrott om felen är av sådan karaktär och omfattning.