FAQ gällande fakturering

Kan HBV lägga in våra fasta referenser för automatisk styrning?

Då HBV endast är genomfakturerande part, hanteras hela flödet automatiskt där vår faktura är en kopia av leverantörens faktura. Det enda som inte kopieras över till kundfakturan är fakturaadress och betalningsuppgifter från leverantörsfakturan. Vi kan tyvärr inte heller hantera personallistor från våra medlemmar då det bryter mot GDPR. 

Varför får vi ibland fakturor som pdf och ibland som efaktura?

Detta kan bero på att ni har en referensvalidering, där ni har stoppat e-fakturan. Inom e-fakturering i offentlig sektor får man inte stoppa en faktura på grund av felaktiga referenser utan fakturan ska ses som mottagen då det är en elektronisk handling. Är det så att den PDF ni har erhållit inte innehåller de uppgifter ni behöver för att kunna hantera den, måste fakturan bestridas genom att ni skickar ett mejl till leverantören. Skicka alltid en kopia på bestridandet till epost@hbv.se

Vi har fått en faktura till fel bolag

Har ni fått en faktura till fel bolag går det alltid snabbast om ni kontaktar leverantören direkt och ber dem kreditera den felaktiga fakturan samt att de skickar ut en ny faktura till rätt bolag via HBV.

Ni måste alltid meddela oss på HBV genom att skicka en kopia till epost@hbv.se, samtidigt som ni bestrider fakturan till leverantören. Detta är viktigt eftersom genomfaktureringen sker via oss.

Se gärna över era interna rutiner vid beställning så att felet inte ligger i att beställaren har uppgivit felaktigt HBV-kundnummer eller att beställaren endast är uppkopplad hos leverantören för ett av era bolag.

Vi vill ha med mer information på fakturan från HBV

HBV tar emot och skickar i standardformatet Peppol Bis Billing 3.0. För att ni som kund ska kunna få er referens i ett specifikt referensfält, krävs det att leverantören skickar det i motsvarande fält.

Ta kontakt med er affärssystemsutvecklare för att få reda på vad fältet motsvarar i Peppol Bis Billing 3.0, så kan vi från HBV hjälpa till att förmedla det vidare till de leverantörer ni avropar från. HBV kopierar alla fält rakt av som de är inskickade till oss, lika in, lika ut.

Vad måste jag uppge vid beställning?

• Ert kundnummer hos HBV.
• Ert för- och efternamn samt telefonnummer.
• Fullständig leveransadress.
• Eventuella märkningar som ni själva kräver internt för att validera en beställning.

Vad måste finnas med på fakturorna?

• Beställarens kundnummer hos HBV, ska skrivas i faktura- eller fakturaadressfältet.
• Fullständig leveransadress till beställaren.
• Beställarens märkning enligt önskemål.
• Beställarens för- och efternamn.
• Fakturaadressen måste vara ställd till HBV som är juridisk motpart.
• Er säljreferens med fullständigt namn och telefonnummer för kontakt ifall kund har fråga eller vill påpeka att något är fel.
• Artikelnummer, Artikelbenämning/Beskrivning, Antal, Enhet, Á-pris, Rabatt, Moms och Belopp som korrelerar med lämnad prislista.

Varför får vi två fakturor?

Leverantörens originalfaktura skickas med som en bilaga till HBVs kundfaktura. HBV skickar med all information som kommer från leverantören, även potentiella bilagor. Ni får alltså en faktura från HBV samt en bilaga med leverantörens originalfaktura och eventuella bilagor som exempelvis kan visa beskrivning av ett serviceärende.