När vardagen slutar fungera – vem får kedjan att hålla?

Under Almedalen modererade HBVs inköpschef Ola Kroon webbinariet ”Försörjningsberedskap för boendet: När kedjan brister – vem tar ansvaret?”.

En fråga återstod när samtalet var slut. Ola kroon ställde den därför till panelen i efterhand:

Vilken länk i kedjan är viktigast för en snabb återställning – och vilken är svagast i dag?

Fyra svar ger fyra perspektiv på vad som behöver fungera när det verkligen gäller.

Lott Jansson, kommunikationschef, Familjebostäder
Lott lyfter kommunikation som en förutsättning för återställning. Snabb information och tät uppdatering ger de som arbetar operativt utrymme att fokusera på jobbet. Om hyresgäster behöver agera – till exempel flytta saker i förråd eller ge tillträde till lägenheten – blir tydlig, förklarande och inkännande information avgörande.

Den svagaste länken ser Lott i brist på material och reservdelar. Om det som behövs för att åtgärda felet saknas kan återställningen dra ut på tiden och skapa stor frustration. Hon lyfter också sårbarheten när ett fel uppstår igen, eftersom det kan signalera att åtgärden inte varit tillräcklig.

Krister Bergh, säkerhetschef, Sollentunahem
Krister pekar på den egna personalen som den enskilt viktigaste länken. När larmkedjan går igång måste någon kunna agera – annars händer ingenting.

Den svagaste länken handlar enligt Krister om att organisationer ofta är riggade för normalläge. Vid en kris behöver organisationen kunna ställa om, prioritera om och agera på andra sätt än i vardagen. Om den förmågan saknas riskerar krisen att förvärras.

Alexandra Haegerstrand Björkman, HBV
Alexandra lyfter den första skadebegränsningen som avgörande. Rätt aktör måste snabbt komma in, ansvar och kontaktvägar behöver vara tydliga och bostadsbolaget behöver ha mandat och rutiner för att agera direkt.

Hon betonar också att försäkringen inte lagar skadan, men att rätt skadehantering gör att processen kan komma igång snabbare. Den svagaste länken är därför inte försäkringen i sig, utan det som behöver fungera runt omkring: tydliga avtal, dokumentation, prioritering och faktisk kapacitet i leverantörsledet när flera händelser inträffar samtidigt.

Karin Höglund, upphandlingschef, Hyresbostäder i Norrköping
Karin lyfter kompetens som den viktigaste länken. Det handlar både om egen personal och leverantörer med rätt förmåga att åtgärda de händelser som uppstår. Men också om kunskap om fastighetens teknik – till exempel lås- och passersystem, rörsystem och ventilationssystem – för att kunna agera snabbt och smart, särskilt när det är svårt att få tag i rätt reservdelar.

Den svagaste länken ser Karin i att samarbetsövningar med leverantörer ännu inte är tillräckligt utvecklade. Bostadsbolag och ramavtalsleverantörer behöver träffas, prata igenom scenarier och skapa förståelse för hur samarbetet i en krissituation faktiskt ska fungera.

Beredskap byggs innan krisen

Panelens svar pekar på olika delar av samma kedja – kommunikation, kompetens, tydliga roller, skadebegränsning och samverkan med leverantörer. Gemensamt är att återställningsförmåga byggs i vardagen, inte när krisen redan är ett faktum.

För offentligt inköp innebär det att avtal behöver handla om mer än pris, villkor och inställelsetider. Avtalen behöver också bidra till robusthet, leveransförmåga och fungerande samverkan när det oväntade händer.

För när kedjan brister är den avgörande frågan inte bara vem som har ansvaret – utan hur snabbt vi tillsammans kan få vardagen att fungera igen. Ett varmt tack till Lott, Krister, Alexandra och Karin som bidrog med kloka tankar och perspektiv, både under webbinariet och efteråt.