Rapport från Upphandlingsdagen 2018

Upphandlingsdagen 2018

Ettor och nollor stod i centrum när HBV arrangerade sin årliga upphandlingsdag, digitaliseringen var nämligen ett återkommande tema i många av föreläsningarna. Dessutom bjöds det på nyheter inom upphandlingsområdet och gott om tid för mingel bland kollegor och affärskontakter.

HBVs upphandlingsdag, på World Trade Center i Stockholm, inleddes i ett rasande tempo. Efter att VD Johan Almesjö hälsat deltagarna hjärtligt välkomna lämnades mikrofon och scenutrymme över till digitaliseringsexperten och forskaren Ashkan Fardost som bjöd på en exposé över de samhällsförändringar som internet åstadkommit. Digitalisering är nämligen inte samma sak som digitisering, menade han, utan snarare något som i rask takt förändrar våra liv. Tekniken är förstås grunden men att drygt 3 miljarder människor på jordklotet, just nu, i princip är uppkopplade mot varandra ger andra effekter. Världen, så som vi känner den, kommer att förändras av de nya generationer som växer upp. Utmaningen är att bli digital på riktigt, att uppdatera vårt eget inre operativsystem för att hänga med. De affärsmodeller som är rådande i dagsläget behöver i hög grad anpassas eller bytas ut helt för att vi ska vara framgångsrika även i fortsättningen.

Ashkan Fardost avlöstes av att Johan Almesjö och upphandlingschefen Ola Kroon, tillsammans med den samlade HBV-expertisen, upplyste om vad som är på gång inom HBV för tillfället. Därefter intog Foyen Advokatfirmas John Hane talarstolen. Naturligtvis handlade det då om juridiska spörsmål, specifikt om uppföljningen av entreprenadkontrakt och om de fallgropar det gäller att se upp med. John Hane bjöd på flera tips om vad man som beställare bör tänka på för att hamna i situationer som kan vara svåra att lösa.

Skatteverket, nästa punkt på programmet, besökte upphandlingsdagen för att informera om vilka möjligheter en beställare har att kontrollera en entreprenörs ekonomiska vandel. Representanterna Ewa Nester och Nooshindokht Hamzehloo visade hur enkelt det är att via Skatteverkets hemsida, eller via mejl, snabbt få svar på hur entreprenörer sköter sina skatter och avgifter. I vissa fall finns det anledning för en beställare att undersöka vem eller vilka som egentligen utför ett beställt uppdrag. Skatteverkets särskilda insats för att förebygga ekonomisk brottslighet handlar till viss del om att utbilda de seriösa företagen i hur man kan säkerställa att affärerna man gör är korrekta även ur den synpunkten. Hållbara affärer, helt enkelt.

Hållbara affärer var också temat för nästa föredrag som hölls av Anneli Kouthoofd, VD för Byggmaterialindustrierna – en paraplyorganisation som samlar branschorganisationerna i de branscher som tillverkar byggmaterial av alla slag. Rätt material på rätt plats är devisen, fastslog hon och fortsatte med att berätta om olika material och det arbete som görs för att säkra hållbarheten. Med digitaliserings hjälp kan alla komponenter i framtiden vara än mer spårbara, digitala byggvarudeklarationer ger både bransch och köpare ökad trygghet.

 Den presentation som hölls efter lunch, kaffe och mingel, fortsatte på den inslagna vägen. Hur gör man för att kontrollera att en upphandlad entreprenör, oavsett det handlar om en vara eller tjänst, arbetar på ett hållbart sätt? Det är inte alldeles enkelt, menade föredragshållaren Anna Lindstedt, VD för Ethos International. Det allra viktigaste är dock att ha inarbetade rutiner, med riskbedömningar och eventuellt kontroller, och en tydlig ansvarsfördelning inom det egna företaget. Ingen kan till 100 procent garantera att man har en hållbar leverantörskedja men alla kan utarbeta processer för att minimera riskerna. Det är både smart business och kan göra skillnad för enskilda individer, avslutade Anna Lindstedt.

 Innan det var dags för kaffe och kaka arrangerades på scenen en paneldebatt om några av de upphandlingsverktyg som finns på marknaden. Ragnar Lindholm, Primona delade utrymmet med Daniel Simonsson, Visma Commerce och Ernest Wessman från e-Avrop. Både publik och HBVs VD Johan Almesjö ställde frågor som paneldeltagarna besvarade efter bästa förmåga. Panelen fick också svara på hur de ser framtiden an i sin bransch.

 Första programpunkt efter kaffet utgjordes av HBVs inköpscontroller Lana Engberg som fick berätta om hur HBV satsar på att bli ännu bättre när det gäller uppföljningen av genomförda upphandlingar. Hennes roll, som är relativt nyinrättad, syftar bland annat till att säkerställa att ställda krav blir uppfyllda och att leveranser sker på ett bra sätt. I förlängningen kommer HBVs uppföljningsarbete leda till större värden för medlemmar och leverantörer i kommande upphandlingar.

 De två avslutande framträdandena handlade båda om digitala verktyg i upphandlingsprocessen. Kim Grandell från Business Vision och Jonas Carlsson, Seal Software, demonstrerade hur det på ett enkelt sätt går att analysera sina inköp respektive indexera samtliga företagets kontrakt, som ett exempel, med hjälp av AI – artificiell intelligens.

 Därmed återstod inte annat än att avsluta dagen på lämpligt sätt. Innan Johan Almesjö tackade samtliga närvarande för en lärorik och intressant dag hann också affärschefen Ulf Lindblom slå ett slag för HBVs priser för årets inköpsprestationer. Vecka 12, i mars nästa år, är det dags att dela ut dessa och alla uppmanandes att nominera förtjänta bostadsbolag. Tack och hej, löd slutligen från scenen efter en dag som förhoppningsvis innehöll både nya idéer och uppdaterade varianter av känd kunskap. 

Uppdaterad 2018-10-23