Innovationer i fokus på Upphandlingsdagen

Som brukligt var det tätt i bänkraderna då HBV den 17 oktober anordnade årets upplaga av Upphandlingsdagen i World Trade Center, mitt i centrala Stockholm. Det blev en fullmatad dag med en rad intressanta föreläsningar. Dagen inleddes med att HBVs VD Johan Almesjö hälsade alla välkomna innan han bjöd upp Ola Kroon, chef för Upphandlingsavdelningen, för att berätta om vad HBV har på gång just nu.

De berättade att HBV under det senaste året arbetat med strategier för att förbättra inköpsprocessen och att HBVs styrelse sett över HBVs affärsplan. 

Man kommer framöver bland annat jobba mer med regional samordning. Denna ger möjligheten att samla upphandlande enheter och myndigheter i en och samma upphandling på fler platser i landet. De nämnde också den nya avtalskatalogen som sjösattes i slutet av sommaren och som kommer förenkla arbetet med att hitta rätt avtal, och där nyheter inom avtalet uppdateras i realtid.

Därefter presenterades några nya medarbetare innan inledningsanförandet avslutades med att Uppsalahem tilldelades utmärkelsen Årets Inköpsprestation. 

Dagens första inbjudna talare var entreprenören och trendspanaren Nicklas Bergman. På ett lättsamt sätt manade han till att med både nyfikenhet och skepsis identifiera de möjligheter som uppstår i ett allt mer teknikintensivt samhälle. Hur kan exempelvis trender som VR, naturliga gränssnitt, mobilitet, blockkedjeprojekt och AI passa in i en strategisk affärsmodell?

– Teknikskiftet pågår och det går inte att vänta, påpekade han. Vi måste fråga oss hur vi ska ta kommandot över teknikutvecklingen. Det är inte längre en fråga om vad teknologi kan göra för oss, utan mer vad vi ska tillåta teknologin att göra.

Efter en bensträckare och kaffepaus fortsatte programmet med att Petra Rantzow, inköpschef på Helsingborgs stad, berättade om hur hon kan koppla sina erfarenheter från näringslivet till den offentliga sektorn. Rubriken löd Navelskådning eller fågelskådning. Petra Rantzow underströk vikten av att ha ett strategiskt tillvägagångssätt vid inköp genom kategoristyrning, vikten av att ha en stor förståelse för utveckling och trender på marknaden och vikten av att driva förändringsledning. Något som idag ofta hindras av att fokus allt för mycket ligger i upphandlingsfasen, att uppföljningsarbetet brister och på stelbenta leverantörsrelationer.

Näst på tur stod HBV-duon Maria Moniér Melin, ekonomichef, och Olle Wiman, controller, som visade vägen till effektiva och hållbara beställningar.

Genom att vara noggrann med kundnummer, referensnummer, vara och plats i ett enhetligt e-fakturaflöde kan stora besparingar göras vad gäller tid, pengar och miljö.

Förmiddagspasset rundades av med att Gustav Lundin och Lars Lönnblad, regionansvariga affärsutvecklare på HBV, berättade om fördelarna med att medlemsbolagens entreprenörer också kan handla på HBV-avtalen genom trepartsavtal. Bland annat innebär tillämpningen lägre materialpris, bättre styrning, rätt pris vid ÄTA-arbeten, större möjligheter att styra materialval och utvärdera upphandlingen samt att mindre entreprenörer får samma konkurrensvillkor som större.

Efter lunch presenterade Iqbal Musaji, koncerninköpschef på Borås stad och Årets inköpare 2019, om hur Borås stad genomfört ett förändringsarbete i hur man strategiskt och långsiktigt jobbar med upphandling.

– Vi kom till en punkt där vi ville gå från att vara bromsklossar för den politiska ledningen till att vara möjliggörare. Vägen dit startade med att vi 2015 satte upp visionen att skapa Sveriges bästa inköpsfunktion. Det pekade ut riktningen och då kunde vi börja gå.

Nycklarna bakom framgången är enligt Musaji att lägga stort fokus på att kompetensutveckla teamet, att bearbeta den politiska ledningen genom tät dialog med fokus på lösningar, självfinansiering liksom transparens och tydliggjorda processer.

På detta följde advokat Kristian Pedersen från Advokatfirma Kahn Pedersen med en genomgång av aktuella fall med golvpriser och onormalt låga anbud (Läs gärna juristkrönikan i HBV-magasinet 3/19 där ämnet behandlas).

Dagens sista talare var Adde Granberg, teknikdirektör vid SVT.

Mot bakgrund av den stora teknikutmaning som övergången till ”remote production” som SVT gått igenom innebar, belyste han vikten av att se ny teknik som nya möjligheter.

Processen, inleddes redan 2012 med OS i London, med att låta producenter och tekniker stanna kvar i TV-huset i Stockholm istället för att arbeta på plats i en TV-buss. Den möttes av skepsis och tekniska utmaningar inför och under Alpina skid-VM i Åre och Skidskytte-VM i Östersund 2019 då SVT skulle stå för produktionen för miljoner TV-tittare runt om i världen.

Utfallet blev emellertid världens hittills största distansproduktion och extremt lyckat.

– Vi har lotsats mellan olika perspektiv under dagen där vi fått se hur nytänkande fört olika processer framåt, avslutade Johan Almesjö årets upplaga av Upphandlingsdagen. Det kan vara en målbild för oss att ta med oss i vårt framtida arbete. Att visa att inköp är ett sätt för kärnverksamheten att faktiskt lösa sina utmaningar och nå sina mål.

En utförligare rapport från Upphandlingsdagen publiceras i årets sista nummer av HBV-Magasinet som kommer i mitten av december.

 

Text: Otto Marand

Uppdaterad 2019-10-24