Returer och reklamationer av leveranser

HBV har som mål att våra avtalade leverantörer och ramavtal ska garantera hög kvalitet och service på våra leveranser. Detta är en förutsättning för bra fungerande avtal. Trots det händer det ibland att fel eller förseningar kan uppstå i leveranser och produktion av beställda produkter. Här följer en liten sammanställning kring hur ni som beställare kan agera för att rutiner kring reklamation, eventuella viten och uppföljning ska kunna fungera på bästa sätt.

Returer

Vid retur av felköpt vara är det viktigt att aktuell följesedel tas med till butiken eller bifogas försändelsen.

Reklamationer

Vitesmöjligheter styrs av vad som står i respektive avtal och ska i första hand alltid hanteras av medlemmen. Då säkerställs att underlagen och vitesanspråk etc. överensstämmer med medlemmens krav.  Är problemen allvarliga, återkommande och responsen eller agerandet från den avtalade leverantören inte känns tillfredsställande, kontakta HBVs upphandlare som ansvarar för avtalet.

1. Direkt uppföljning och kontroll

  • Beställaren ansvarar för att kontrollera att leveransen är korrekt i förhållande till gjord beställning och detta bör ske snarast möjligt efter leverans.

2. Dokumentering - se bifogat dokument (excelfil med flikar)

  • Dokumentera skriftligen aktuella kvalitetsbrister, förseningar, orsak, datum o.s.v.
  • Kontrollera att det verkligen är en försening och inte en överenskommen senareläggning av en leverans (exempelvis önskemål från hyresgäst om annat leveransdatum).

3. Anmälan av avvikelser

  • Kontakta leverantören och gå tillsammans igenom dokumenterade brister. Kom överens och dokumentera skriftligen eventuella åtgärder och beslut.
  • Viten, ersättningsprodukter m.m.
    • En del ramavtal har klausuler om viten.
    • En del ramavtal har klausuler om ersättningsprodukter.
    • För att viten ska kunna tas ut krävs skriftlig dokumentation, som leverantören inte kan visa bero på orsaker som de inte kan ställas till svars för eller att beställaren nekat att ta emot motsvarande ersättningsprodukt.

4. Reklamation av fakturor

Bestrid fakturan inom åtta dagar genom att kontakta både leverantören och oss på HBV så hinner vi betalstoppa fakturan och ni slipper onödiga förseningsavgifter.
Läs mer om detta här>>

 5. Meddela HBVs avtalsansvarig för det aktuella ramavtalet

  • Om det är återkommande brister från en leverantör
  • Om bristen är av allvarlig art
  • Om leverantörens agerande och respons inte känns tillfredsställande

Om HBV får information från många medlemmar som har samma typer av problem, eller problem med en viss leverantör ökar det möjligheterna till övergripande krav på åtgärder från leverantören för bristfälliga leveranser eller avtalsbrott.

6. HBV kan då på ett övergripande plan sätta tryck på en leverantör genom t.ex.

  • Sammanställa en övergripande bild av felrapporter från flera medlemmar för samma leverantör, produkt etc.
  • Kräva generella åtgärder
  • Ta upp frågan om avtalsbrott om felen är av sådan karaktär och omfattning

 

Uppdaterad 2019-10-23


Mer information om hur du reklamerar en faktura hittar du här>>

Kontakt