DIS - Dynamiskt inköpssystem

I nya LOU finns det möjlighet för upphandlande myndigheter att nyttja dynamiska inköpssystem.

Dynamiskt inköpssystem kan användas för återkommande inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov.

Ett dynamiskt inköpssystem gör det möjligt för en upphandlande myndighet att få tillgång till ett särskilt brett urval av leverantörer, och på så sätt nyttja konkurrensen på bästa sätt vid inköp av varor och tjänster som regelbundet återkommer.

Ett dynamiskt inköpssystem är inte begränsat till de ursprungliga avtalsparterna på samma sätt som ramavtal är, utan nya leverantörer och myndigheter kan ansluta i efter hand under dynamiska inköpssystemets giltighetstid. Vidare underlättar dynamiska inköpssystem för små leverantörer att bli kvalificerade och listas bland de leverantörer som upphandlande myndigheten äger rätt att tilldela kontrakt till.

Reglerna om dynamiska inköpssystem har i första hand skapats för inköp av varor, tjänster eller entreprenader som är standardiserade. På sin hemsida skriver Upphandlingsmyndigheten att det inte finns hinder att dynamiska inköpssystem nyttjas vid anskaffning av mer komplicerade inköp om inköpen rör något som den upphandlande myndigheter som ingår i dynamiska inköpssystemet kommer att behöva köpa in vid flera tillfällen och som är allmänt tillgängligt på marknaden.

Inrättandet av dynamiska inköpssystemet

Ett dynamiskt inköpssystem ska drivas som en helt elektronisk process – lämpligtvis genom upphandlingssystemet TendSign som har stöd för hanteringen av dynamiska inköpssystem. Dynamiska inköpssystemet ska ha en bestämd giltighetstid och under den tiden vara öppet för varje leverantör som uppfyller kvalificeringskraven. Inrättandet sker genom ett selektivt förfarande enligt LOU.

Ett dynamiskt inköpssystem måste ha en giltighetstid, dock finns det inga bestämmelser om en längsta giltighetstid. I TendSign får ett dynamiskt inköpssystem automatiskt en giltighetstid på tio år.

Upphandlande myndigheten får dela in ett dynamiskt inköpssystem i olika kategorier som leverantören får ansöka om att delta i. Kraven i dynamiska inköpssystemet ska vara anpassad utifrån delarna och kraven ska vara proportionerliga i relation till respektive del. Det får inte tas ut någon administrativ avgift av en leverantör som deltar eller vill delta i systemet. Det är även möjligt för leverantören att lämna dynamiska inköpssystemet under giltighetstiden.

Antalet anbudssökande som får delta i systemet får inte begränsas utan alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven ska ges möjligheten att listas bland kvalificerade leverantörer. Myndigheten som upprättar ett dynamiskt inköpssystem ska pröva en anbudsansökan med tillämpning av kvalificeringskraven enligt 14 kap. LOU inom 10 arbetsdagar från mottagandet av en ansökan. När det finns skäl till det får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar och under vissa situationer får kvalificeringsperioden förlängas ännu längre förutsatt att inga tilldelningar av kontrakt genomförs i dynamiska inköpssystemet.

En myndighet som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska snarast möjligt underrätta en leverantör om det beslut som har fattats om leverantörens deltagande i det dynamiska inköpssystemet. Ett beslut att inte godkänna en leverantör som deltagare måste motiveras och måste grunda sig på ställda kvalificeringskraven i dynamiska inköpssystemet.

Ett dynamiskt inköpssystem får delas in i kategorier. Kategorierna ska bestämmas objektivt med hänsyn till egenskaperna hos de upphandlingar som ska genomföras inom den berörda kategorin. En uppdelning kan även ske utifrån geografisk indelning av inköpssystemet vilket framgår av upphandlingsdirektivet, skäl 66.

För att främja små och medelstora företags möjligheter att delta i stora dynamiska inköpssystem, exempelvis så dana som drivs av en inköpscentral, bör den berörda upphandlande myndigheten kunna dela in systemet i objektivt definierade kategorier av varor, byggentreprenader eller tjänster. Sådana kategorier bör definieras genom en hänvisning till objektiva faktorer som exempelvis kan omfatta största tillåtna storlek på specifika kontrakt som ska tilldelas inom den berörda kategorin eller ett specifikt geografiskt område inom vilket specifika kontrakt ska fullgöras. Om ett dynamiskt inköpssystem delas in i kategorier bör den upphandlande myndigheten tillämpa urvalskriterier som är proportionella i förhållande till särdragen för den berörda kategorin.

Det bör påpekas att inrättande av dynamiska inköpssystem kräver viss tid för förvaltning och löpande kvalificering av leverantörer. Ett arbete som måste genomföras av inköpscentralen som inrättar och annonserar inköpssystemet.

Tilldelning av kontrakt

När en upphandlande myndighet som är avropsberättigad i det dynamiska inköpssystemet avser att tilldela kontrakt sker detta genom att alla kvalificerade leverantörer inbjuds att lämna anbud för varje enskilt kontrakt. Skälig tid ska ges för leverantören att inkomma med anbud, dock får denna tidsfrist inte understiga tio dagar.

Tilldelning av anbud sker enligt tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, baserat på kriterier angivna i anbudsinbjudan. Kriterier för tilldelning får avse pris, kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Förfarandet är att likställa med en förnyad konkurrensutsättning men förfarandet tillåter att upphandlande myndigheter lägger till nya krav och förutsättningar som inte ingick i det ursprungliga anbudsinfordran upprättad av inköpscentralen.

Efter tilldelning ska avtalsspärr råda innan upphandlande myndigheten får teckna kontrakt. Detta gäller dock inte om endast en leverantör inkommit med anbud, varvid kontrakt kan tecknas direkt. Eller ifall beställaren angett att den frivilligt avtalsspärren inte kommer att tillämpas.

Om det dynamiska inköpssystemet har delats in i kategorier av varor, tjänster eller entreprenader, ska myndigheten bjuda in samtliga leverantörer som godkänts som deltagare inom den kategori som motsvarar berörd upphandling att lämna anbud.

Krav i dynamiska inköpssystemet

För att kunna tillgodose behovet bör dynamiska inköpssystemet vara enkelt att nyttja för såväl leverantören som för upphandlande myndigheter. Dynamiska inköpssystemet byggs som ett strukturerat dokument i TendSign.

Inköpssystemet bör vidare innehålla kvalificeringskrav för att begränsa leverantörer som saknar förmåga, teknisk kapacitet, ekonomisk ställning att delta i systemet. Leverantören behöver kvalificera sig bara en gång.

Följande krav utgöra generellt grunden för kvalificeringen:

  • Uteslutning av leverantörer på grund av
    • brott enligt 13 kap. 1-3 §
    • obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 §
    • missförhållanden i övrigt enligt 13 kap. 3 §
  • Behörighet att utöva yrkesverksamhet
    • registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregidster eller motsvarande register
  • Ekonomisk och finansiell ställning
    • en stabilitet motsvarande rating 40 ( bedömd kreditvärdighet) enligt creditsafe, alternativt ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A
    • lämplig ansvarsförsäkring
  • Kvalitetsledningsssystem
  • Miljöledningssystem
  • Följa HBVs uppförandekod

Underlätta användningen av dynamiska inköpssystemet

För att underlätta användningen av dynamiska inköpssystemet, skapar inköpscentralen HBV, standardiserade mallar som kan nyttjas i samband med beställning och tilldelningen av kontrakt.

För att öka nyttjandet av dynamiska inköpssystemet utses en ansvarig från HBV för att ansvara och vägleda upphandlande myndigheter som önskar nyttja dynamiska inköpssystemet.

Uppdaterad 2019-08-19


För att kvalificera dig som leverantör till HBVs dynamiska inköpssystem (DIS), klicka på länken här>>.