Frågor och svar om avanmälan till HBVs samordnade upphandlingar

1. Varför behöver vi avanmäla oss?

HBVs målsättning är att erbjuda våra medlemsbolag marknadens mest attraktiva avtal. För att lyckas påverka leverantörer på rätt sätt och erbjuda transparens enligt LOU i våra upphandlingar, måste vi specificera behov och efterfrågan kvantitativt vilket ger leverantörer rätt förutsättningar att lämna attraktivare anbud.

2. Vad innebär det om vi avanmält oss men ångrar oss och ändå vill köpa på avtalet?

Enligt LOU omfattas endast de som förtecknats i förfrågningsunderlaget som avropsberättigade. Har man avanmält sig är man inte med på denna förteckning och väljer man att då nyttja avtalet ses det som en direktupphandling, vilket kan komma att strida mot LOU.

3. Hur informerar HBV om en kommande upphandling?

HBV skickar ut ett epost-meddelande till medlemsbolagets angivne kontaktperson cirka en månad före planerad upphandlingsannonsering. Brevet innehåller information om en eller flera upphandlingar som är på gång. HBV presenterar också planerade upphandlingar här på hemsidan under fliken Verksamhet/Planerade upphandlingar.

4. Vad innebär det om vi inte avanmält oss och under perioden får ändrade planer och vill genomföra en egen upphandling?

HBV påför inget tvång att använda avtalet, däremot påverkas framtida upphandlingar negativt om leverantörers förväntningar på anbudet inte införlivas. Det blir med andra ord svårare att åstadkomma framtida attraktiva avtal som gynnar er och övriga medlemsbolag. Om antagen leverantör dessutom har rätt till skadestånd för utebliven vinst beror delvis på hur mycket den uppskattade volymen i avtalet minskar. Det är därför viktigt att vi tar ett gemensamt ansvar.

5. Vi har ett befintligt avtal som går ut om ett år. Kan vi avanmäla oss för första året för att sedan vara med?

Ja det går. Ange det vid er avanmälan. Har ni andra upplysningar som kan vara av intresse för oss, som till exempel om era inköp inom området förväntas öka eller minska så är det bra om ni meddelar oss det.

6. Om man inte är medlem i HBV, vad gäller då?

Kommuner och kommunala bolag inom kommuner som har ett medlemsbolag i HBV kan anmäla sig till HBVs upphandlingar. För dessa icke medlemmar gäller att de alltid ska anmäla sig till våra upphandlingar i förväg. Blankett för sådan anmälan finns under fliken Verksamhet/Planerade upphandlingar".

7. Vi har behov av butik i närheten vid brådskande ärenden – kan vi vara med?

Vi förstår att det, inom vissa upphandlingsområden, är viktigt med en butik i närområdet. Detta gäller särskilt för vissa, tex brådskande, arbeten. Vi försöker ofta anpassa våra upphandlingar så det är möjligt med någon typ av regionala anbud. Är man med på en av HBVs upphandlingar och denna inte resulterar i en tilldelning som betyder att en butik finns i närområdet bedömer HBV att det ändå är förenligt med avtalet att nyttja HBV-avtalet för planerade arbeten och sedan köpa det akuta behovet från ett annat avtal med tex en lokal butik.

Uppdaterad 2019-08-18