FAQ Fakturering

FAQ

Har du frågor eller funderingar gällande efaktura och/eller fakturering? Titta gärna på vår sida FAQ fakturering där de vanligaste frågorna med svar finns.

Vanliga frågor:

Varför får vi fakturor på papper?
Vi har fått en faktura till fel bolag, hur gör vi?
Varför får vi två fakturor?
Varför saknas vår referens på fakturan?
Vad måste jag uppge vid beställning? etc

Varför får vi fakturor på papper?
På grund av vissa olyckliga omständigheter har vi manuellt tvingats skriva ut fakturor i pappersformat och skicka dessa via posten. Då dessa fakturor ställdes ut för en tid sedan är betalningstiden något kortare än de vanliga 30 dagarna. Vi ber om ursäkt för detta. Felet som låg till grund för det är åtgärdat och ska inte uppkomma igen.

 

Vi har fått en faktura till fel bolag
Har ni fått en faktura till fel bolag går det oftast snabbast om ni kontaktar leverantören direkt och ber dem kreditera den felaktiga fakturan samt att de skickar ut en ny faktura till rätt bolag via HBV. Se gärna över era interna rutiner vid beställning så att felet inte ligger i att beställaren har uppgett fel kundnummer. 

Vi vill ha med mer information på fakturan från HBV
Tar ni emot fakturan i samma format som vi skickar i (Peppol Bis, även kallad Svefaktura BIS 5A 2.0) får ni all information som vi har fått av leverantören. Har ni en äldre version av Svefaktura är risken stor att märkningar faller bort på vägen. Kontakta er efaktura-/vanleverantör så hjälper de er. 
Läs hur SFTI rekommenderar PEPPOL:s infrastuktur för e-handel i offentlig sektor här

Vår referens saknas i fakturan
HBV tar all information från leverantörsfakturan (om den är skickad som efaktura) och skriver den på kundfakturan. Vi bilägger även den ursprungliga leverantörsfakturan samt med eventuella bilagor. Saknas information i er faktura t ex referenser kan det bero på att informationen saknas i fakturan som kommit till HBV. Det kan även vara så att ni inte läser rätt fält i XML-filen. Kontakta då er efakturaoperatör eller Pagero. De kan hjälpa er att mappa om vilka fält ert system läser i fakturorna som kommer.

Vi upplevde vissa problem vid uppstarten av det nya systemet där referenser inte skickades med. Detta ska nu vara åtgärdat.

Vad måste jag uppge vid beställning?
- Ert kundnummer hos HBV
- Ert för- och efternamn samt telefonnummer
- Fullständig leveransadress
- Eventuella märkningar som ni själva kräver internt för att validera en beställning

Vad måste finnas med på fakturorna?
- Beställarens kundnummer hos HBV
- Fullständig leveransadress till beställaren
- Beställarens märkning enligt önskemål. Observera att den måste vara fullständigt korrekt
- Beställarens för- och efternamn
- Fakturaadressen måste vara ställd till HBV som är juridisk motpart
- Er säljreferens med fullständigt namn och telefonnummer

Varför får vi två fakturor?
Leverantörens originalfaktura skickas med som en bilaga till HBVs kundfaktura. I det nya systemet, skickar HBV med all information som kommer från leverantören. Ni får alltså en faktura från HBV samt en bilaga med leverantörens originalfaktura. Dessa kan i vissa fall se väldigt lika ut och i dagsläget kan man inte välja bort bilagan men vi jobbar på en lösning. 

Varför stämmer inte artikelraderna överens med totalsumman på fakturan?
På grund av en programmeringsmiss togs inte antalet med på artikelrader såsom orderbonus, frakt m.m. Artikelraderna finns med på fakturan men de summeras inte till fakturans totalbelopp. Felet ska nu vara åtgärdat.

Vi har fått en kreditfaktura som avser administrativ ersättning. Vad ska vi göra med den?
Dessvärre har en del kreditfakturor från leverantörer som avser HBVs administrativa ersättning vidarefakturerats. Kontakta kund.faktura@hbv.se så hjälper vi till.

Uppdaterad 09 oktober 2017

Kontakt