FAQ för beställare

Här hittar du de vanligaste frågorna som rör trepartsavtal för HBVs avropsberättigade beställare (medlemmar, medlemmars helägda dotterbolag, underkunder och externa kunder). Här på sidan kallad beställare.

Upphandling

Vilka förutsättningar gäller för att nyttja trepartsavtal?
Redan vid beställarens upphandling av entreprenör måste det vara reglerat i de administrativa föreskrifterna om trepartsavtal ska tillämpas gällande varor och/eller tjänster. Det ska också vara reglerat vilka förutsättningar som gäller när entreprenören ska lämna anbud. Ytterligare en förutsättning är att beställaren måste vara registrerad som avropsberättigad beställare på det HBV-avtal man avser teckna ett trepartsavtal.

Kan man välja om man vill ha påslag i procent på entreprenörsarvodet eller inte?
Redan vid upphandling av entreprenör behöver beställaren välja vilket påslag på varan och/eller tjänster som ska gälla. Som beställare kan ni välja mellan att entreprenören erhåller; fastslaget procentuellt påslag, procentuellt påslag enligt lämnat anbud eller inget påslag alls (allt ingår i timarvode eller enhetspris). Detta gäller oavsett om ni gör en upphandling med trepartsavtal eller en utan trepartsavtal .
Läs mer om upphandling av entreprenör här >>

Blanketten Trepartsavtal – underlag för upprättande

Måste alla fält på blanketten ”Trepartsavtal – underlag för upprättande” fyllas i?
Ja, alla fält behöver fyllas i. Uppgifterna behövs för att HBV och deras leverantörer ska kunna tilldela entreprenörerna kundnummer som är unika för varje beställare.

Var ska blanketten ”Trepartsavtal – underlag för upprättande” skickas när den är ifylld?
Blanketten skickas till trepartsavtal@hbv.se.

Om man inte vet vilka leverantörer HBV har inom olika avtalsområden, hur gör man då?
På HBVs hemsida under rubriken våra ramavtal finns våra leverantörer med rangordning angivna under respektive ramavtalsområde. Som beställare måste ni ange om entreprenören ska ha tillgång till alla rangordnade leverantörer eller endast rangordnad nummer ett. 

Beviljat månadsavrop trepart

Varför måste ett beviljat månadsavrop trepart anges och hur följs det upp?
Beviljat månadsavrop trepart, tidigare benämnt kreditgräns, betyder att beställaren bestämmer en nivå för entreprenörens avrop. Nivån sätts utifrån hur mycket entreprenören beräknas avropa för under en månad. Via HBVs Mina sidor kan HBVs medlemmar se om en leverantör har öppna fordringar, det vill säga obetalda fakturor.

Om beviljat månadsavrop trepart överskrids kontaktar HBV beställaren för att kontrollera om nivån på beviljat månadsavrop behöver höjas och i så fall med hur mycket. Den beviljade gränsen för månadsavrop innebär alltså ingen automatisk spärr för fortsatta avrop. Viktigt att notera är att enligt trepartsavtalet är beställaren betalningsansvarig i de fall den upphandlade entreprenören inte kan betala sin skuld.

Hur beräknas beviljat månadsavrop trepart?
Beloppet ska spegla hur mycket beställaren räknar med att respektive entreprenör ska handla för under en månad inklusive moms. Trolig årsvolym/12 månader. Om ni har ett ramavtal med rangordning bör leverantör rangordnad nummer ett ha ett högre månadsbelopp än leverantör rangordnad nummer två.

Går det att öka eller minska det beviljade månadsavropet trepart?
Det går att båda öka och minska beloppet när behovet uppstår. För att ändra beloppet skickar ni som beställare ett mejl till trepartsavtal@hbv.se eller via mejlfunktionen på HBVs Mina sidor.

Teckna trepartsavtal

Måste det tecknas nya trepartsavtal för varje nytt avtalsområde med befintlig entreprenör som man redan har ett trepartsavtal med?
Ja, det behöver upprättas ett nytt trepartsavtal eftersom det inte går att lägga till avtalsområden i ett befintligt trepartsavtal. Det nya trepartsavtalet kan dock innehålla flera avtalsområden. Om ni har behov av ytterligare avtalsområden anger ni det i blanketten ”Trepartsavtal – underlag för upprättande”.

Fyll i nedanstående punkter i blanketten:

  • Markera ”Ändring/tillägg av uppgifter”. Ange vilken av era entreprenörer det gäller (det räcker med företagsnamn).
  • Ange vilket ramavtal/projekt hos er som trepartsavtalet ska upprättas för.
  • Vilken sluttid som gäller för avtalet.
  • Eventuell ändring av beloppet för beviljat månadsavrop trepart.
  • Vilket/vilka av HBVs ramavtal som berörs.
  • För vilken/vilka leverantörer det ska tas fram ett kundnummer (rangordnad nummer ett).
  • Kontaktuppgifter till uppgiftslämnare.

Skicka blanketten till trepartsavtal@hbv.se. Ett nytt kompletterande trepartsavtal kommer då att upprättas.

Exempel: En beställare hade i en upphandling gällande rörservicearbeten kravställt att allt rörmaterial skulle köpas in via trepartsavtal. Ett trepartsavtal tecknades med en upphandlad entreprenör som då fick handla rörmaterial på HBV-avtal. Det visade sig efter en tid att det även fanns behov av att köpa in tvättstugeutrustning och ett nytt trepartsavtal fick då upprättas som täckte in det nya avtalsområdet.

Beställning och avrop

Hur sker avrop på HBV-avtal via trepartsavtal?
Avrop ska ske enligt de avtalsvillkor som finns i det specifika ramavtalet enligt trepartsavtalet och enligt de rutiner som bestämts mellan beställare och entreprenör. I vissa avtal finns det till exempel en rabatt som ges vid avrop via webbhandel och i vissa fall kan småorderavgifter och olika fraktgränser tillkomma. Det kan också vara bra att vara tydlig med om och när entreprenören kan göra avrop i butik.

Entreprenören ska alltid uppge sitt unika HBV-kundnummer och det måste även anges vilken typ av märkning som beställaren behöver på fakturan. Detta kan inte ändras i efterhand utan måste vara med vid avropstillfället. Är avropsordningen rangordning ska avrop i första hand alltid göras från leverantör rangordnad nummer ett. Avropsinstruktioner finns under respektive avtal på hbv.se/våra ramavtal>>.

Det är viktigt att avropsordningen följs enligt gällande rangordning.

Det är i första hand från prislista 1 (avtalat sortiment, varukorg) som beställning ska göras. Om varan inte finns där är det prislista 2 (övrigt sortiment, övrigt avtalat sortiment) som ska nyttjas för avrop. Det är enkelt att hitta de artiklar som finns i HBV-avtalet vid avrop via webbhandel, då de är utmärkta med symbol, text eller färgmarkering. Favoritlistor kan skapas för att underlätta beställningen.

Vilken framförhållning behövs vid avrop?
Beställningar ska alltid göras i god tid innan önskad leverans för att säkerställa att varan levereras i tid. När det gäller större beställningar av till exempel vitvaror är det bra att göra sin beställning 2–3 månader innan tänkt leverans och att samtidigt ha en kontinuerlig kontakt med leverantören. Det är därför viktigt att er entreprenör planerar sitt arbete och tar hänsyn till leveranstider för att materialet ska levereras vid önskad tidpunkt.

Eventuella problem med leverans och lagerhållning hos leverantör
Om entreprenören eller beställaren har eller har haft problem med en leverantör som är rangordnad nummer ett ska man alltid ha en dialog med den leverantören och belysa problemet. Viktigt är också att kartlägga vad som behöver finnas för avrop i butik och vad som kan behövas finnas lagerlagt lokalt. Om detta ändå inte fungerar och leverantör rangordnad nummer ett inte kan leverera är det möjligt att gå vidare till leverantör rangordnad nummer två för att avropa.

Vad händer när HBV gör en ny upphandling och det blir en ny leverantör?
Trepartsavtalet löper vidare då det gäller för var tid gällande HBV-avtal inom respektive avtalsområde. Det vill säga om man har skrivit ett trepartsavtal för till exempel vitvaror och det blir en ny rangordnad etta efter att HBVs upphandling är avslutad, då är det den nya leverantören som avrop ska göras från. Nytt kundnummer till den nya leverantören tas fram av HBV för de trepartsavtal som berörs och HBV meddelar det nya kundnumret till respektive beställare som sedan ansvarar för att meddela sina entreprenörer.

Ekonomi

Vad händer om entreprenören inte betalar sin faktura i tid?
En påminnelsefaktura skickas till entreprenören med en kopia till beställaren. Om det är ett återkommande problem med att fakturor inte betalas i tid, bör detta tas upp på era avstämningsmöten med entreprenören. Enligt trepartsavtalet är det beställaren som är betalningsansvarig för entreprenörens obetalda fakturor, det är därför viktigt att uppföljning görs kontinuerligt. Via HBVs Mina sidor kan HBVs medlemmar se om en leverantör har öppna fordringar, det vill säga obetalda fakturor. 

Vad behöver man tänka på när det gäller kontroll av den upphandlade entreprenören i ett trepartsavtal?
Det är viktigt att kontinuerligt göra uppföljning och kontroller av era entreprenörers ekonomiska situation. Om ni upptäcker att det finns en eventuell risk att de kan komma på obestånd kan det vara bra att sänka det beviljade månadsbeloppet. Kontakta HBVs ekonomiavdelning för att gemensamt hantera den eventuella uppkomna situationen.

Kontaktuppgifter

Hur ändras kontaktuppgifter för betalningspåminnelser och/eller kontaktperson för trepartsavtal?
Skicka ett mejl till trepartsavtal@hbv.se med de uppgifter som ska ändras alternativt fyll i de nya uppgifterna på blanketten ”Trepartsavtal – underlag för upprättande” och markera ”ändring/tillägg av uppgifter”, ange vilken medlem som avses och fyll i de uppgifter som ska ändras/uppdateras.

Avsluta trepartsavtal

Hur avslutas ett trepartsavtal?
För att säga upp ett trepartsavtal ska beställaren skicka information om företagsnamn, entreprenörens företagsnamn, entreprenörens och HBVs kundnummer samt önskat datum för avslut till trepartsavtal@hbv.se alternativt använd blanketten ”Trepartsavtal – begäran om avslut”. HBV avslutar trepartsavtalet och meddelar de berörda leverantörerna att avtalet är avslutat och att entreprenörens kundnummer ska spärras för vidare inköp. En bekräftelse kommer att skickas till beställaren som meddelar entreprenören att kundnumret är avslutat.