Ökad medlemsnytta


Struktur

Nu har det nya affärssystemet varit igång i några veckor och vi märker redan av effekten av att ha ett mer effektivt system vilket gynnar er medlemmar på fler än ett sätt. Ni kommer få möjlighet att kunna se vad som beställs på artikelnivå och våra upphandlare kommer kunna få fram ett ännu säkrare underlag till kommande upphandlingar. Ni får även en bättre översikt på fakturorna från oss i och med att ni alltid får med leverantörsfakturan som en bilaga och alltså kan se beställningsunderlaget.

Vi får även en lägre kostnad för att administrera era fakturor då det gamla systemet krävde manuell hantering av varje faktura. De perioder då trycket på ekonomiavdelningen har varit som högst, har vi varit tvungna att ha upp till sex inhyrda konsulter som har suttit och hjälpt till med faktureringen då det snurrar cirka 500 000 kundfakturor per år genom vårt system. Tack vare det nya systemet klarar vi oss nu med vår befintliga personal. Det leder till betydligt lägre personalkostnader vilket innebär ökad medlemsnytta för er bland annat genom större möjlighet till priskontroller. Vi kommer även kunna öka hållbarheten i våra affärer både ekonomiskt, socialt och miljömässigt samt hjälpa er med att strategiskt styra era inköp då vi är er förlängda inköpsfunktion.

Läs mer om Ökad medlemsnytta

FAQ fakturering


FAQ

Har du frågor eller funderingar gällande efaktura och/eller fakturering? Titta gärna på vår sida FAQ fakturering där de vanligaste frågorna med svar finns.

Vanliga frågor:

Varför får vi fakturor på papper?
Vi har fått en faktura till fel bolag, hur gör vi?
Varför får vi två fakturor?
Varför saknas vår referens på fakturan?
Vad måste jag uppge vid beställning? etc

Varför får vi fakturor på papper? På grund av vissa olyckliga omständigheter har vi manuellt tvingats skriva ut fakturor i pappersformat och skicka dessa via posten. Då dessa fakturor ställdes ut för en tid sedan är betalningstiden något kortare än de vanliga 30 dagarna. Vi ber om ursäkt för detta. Felet som låg till grund för det är åtgärdat och ska inte uppkomma igen.   Vi har fått en faktura till fel bolag Har ni fått en faktura till fel bolag går det oftast snabbast om ni kontaktar leverantören direkt och ber dem kreditera den felaktiga fakturan samt att de skickar ut en ny faktura till rätt bolag via HBV. Se gärna över era interna rutiner vid beställning så att felet inte ligger i att beställaren har uppgett fel kundnummer.  Vi vill ha med mer information på fakturan från HBV Tar ni emot fakturan i samma format som vi skickar i (Peppol Bis, även kallad Svefaktura BIS 5A 2.0) får ni all information som vi har fått av leverantören. Har ni en äldre version av Svefaktura är risken stor att märkningar faller bort på vägen. Kontakta er efaktura-/vanleverantör så hjälper de er.  Läs hur SFTI rekommenderar PEPPOL:s infrastuktur för e-handel i offentlig sektor  här Vår referens saknas i fakturan HBV tar all information från leverantörsfakturan (om den är skickad som efaktura) och skriver den på kundfakturan. Vi bilägger även den ursprungliga leverantörsfakturan samt med eventuella bilagor. Saknas information i er faktura t ex referenser kan det bero på att informationen saknas i fakturan som kommit till HBV. Det kan även vara så att ni inte läser rätt fält i XML-filen. Kontakta då er efakturaoperatör eller Pagero. De kan hjälpa er att mappa om vilka fält ert system läser i fakturorna som kommer. Vi upplevde vissa problem vid uppstarten av det nya systemet där referenser inte skickades med. Detta ska nu vara åtgärdat. Vad måste jag uppge vid beställning? - Ert kundnummer hos HBV - Ert för- och efternamn samt telefonnummer - Fullständig leveransadress - Eventuella märkningar som ni själva kräver internt för att validera en beställning Vad måste finnas med på fakturorna? - Beställarens kundnummer hos HBV - Fullständig leveransadress till beställaren - Beställarens märkning enligt önskemål. Observera att den måste vara fullständigt korrekt - Beställarens för- och efternamn - Fakturaadressen måste vara ställd till HBV som är juridisk motpart - Er säljreferens med fullständigt namn och telefonnummer Varför får vi två fakturor? Leverantörens originalfaktura skickas med som en bilaga till HBVs kundfaktura. I det nya systemet, skickar HBV med all information som kommer från leverantören. Ni får alltså en faktura från HBV samt en bilaga med leverantörens originalfaktura. Dessa kan i vissa fall se väldigt lika ut och i dagsläget kan man inte välja bort bilagan men vi jobbar på en lösning.  Varför stämmer inte artikelraderna överens med totalsumman på fakturan? På grund av en programmeringsmiss togs inte antalet med på artikelrader såsom orderbonus, frakt m.m. Artikelraderna finns med på fakturan men de summeras inte till fakturans totalbelopp. Felet ska nu vara åtgärdat. Vi har fått en kreditfaktura som avser administrativ ersättning. Vad ska vi göra med den? Dessvärre har en del kreditfakturor från leverantörer som avser HBVs administrativa ersättning vidarefakturerats. Kontakta  kund.faktura@hbv.se  så hjälper vi till.

Läs mer

Nytt röravtal efter årsskiftet


Nu har Högsta Förvaltningsdomstolens beslut kommit i upphandlingen av Rörmaterial 16-104. Domstolen valde tyvärr att inte ge prövningstillstånd angående den dom som Kammarrätten i Stockholm meddelat.

Frågan gällde vår hänvisning till RSK-nummer i rörupphandlingens prisbilaga med tillägget ”eller likvärdigt”. Kammarrättens dom står sig nu därför och enligt oss förekommer därmed en motstridig kammarrättspraxis i dessa frågor då Kammarrätterna i Jönköping och Göteborg valt att godkänna hänvisningen ”eller likvärdigt” i upphandlingar där upphandlingsföremålet varit snarlikt vårt – en stor mängd olika produkter. Vi hoppas dock på att rättspraxis i framtiden kommer lämna ett större utrymme för bruk av ”eller likvärdigt” i den typ av mängdupphandlingar som vi genomför. Rörmaterial är ett strategiskt viktigt område och volymmässigt ett av våra större HBV-avtal. Vi lägger nu stora resurser på att få fram ett nytt rörmaterialsavtal och detta sker i dialog med marknadens olika parter. Målsättningen är att vi redan under månadsskiftet oktober/november ska annonsera upphandlingen samt att medlemmar och våra kunder i början av januari 2018 ska kunna avropa från ett nytt HBV-avtal. Ett rörmaterialsavtal som vi är övertygade om kommer leda till stor medlemsnytta. Ansvarig upphandlare är Jonas Löfgren.

Läs mer

Välkommen till Upphandlingsdagen!


Dagen vänder sig till dig som ansvarar för eller dagligen arbetar med inköps- och upphandlingsfrågor på våra medlemsbolag i hela landet. Möt våra intressanta gästföreläsare som informerar om viktig och aktuell information inom upphandlingsområdet. Säkra din plats och anmäl dig redan idag!

Datum: 19 oktober 2017. Tid: Kl 09:00 - 17:00 med efterföljande mingel till kl 18:30. Plats: World Trade Center, Klarabergsviadukten 70, Stockholm. Kostnad: 1.950 kr exklusive moms. Faktureras i efterskott.   Program 09:00-09:30  Registrering och kaffe. 09:30-09:40  Johan Almesjö, HBVs VD inleder dagen. 09:40-10:00  Helena Rosén Andersson, blivande justitieråd i Högsta Förvaltningsdomstolen, specialist på offentlig sektor och upphandling. 10:00-10:45  Krav på särskilda arbetsrättsliga villkor vid upphandlingar över tröskelvärdena från den 1 juni 2017. Per-Ola Bergqvist, advokat och partner, Foyen Advokatfirma. 10:45-11:00  Fika. 11:00-11:30   Upphandlingens utmaning.  Ann-Heléne Klasson, upphandlare på Halmstads Fastighets AB, utsedd till årets Inköpare på Sveriges Offentliga Inköpares årskonferens. 11:30-12:00  Branschorganisationer - kunskapsnav inför upphandling. Henri Hupe, ordförande Portgruppen och Linnéa Ahlén, branschansvarig Portgruppen.   12:00-12:40   Effektiv process med elektronisk upphandling. Magnus Rehnström, Applikationsspecialist/konsult upphandlingsverktyget Visma TendSign. 12:40-13:50  Lunch. 13:50-14:30  Avtalsfrågor i offentlig upphandling. Kristian Pedersen, advokat och partner, Advokatfirman Kahn Pedersen KB. 14.30-15:15  Inköpsmognad för offentlig sektor. Sebastian Nordgren, inköpschef på Nacka kommun. 15:15-15:45  Kaffe. 15:45-16:00  Aktuellt från HBV. Ola Kroon, upphandlingschef och Jonna Andersson, upphandlingsjurist. 16:00-16:45  " Älska det du inte vet – ännu". Johnny Sundin, inspirationsföreläsare, ger handfasta råd och tips på hur man byter invanda tankebanor mot nya, bättre fungerade tankestrategier som rustar oss för vår samtid och framtid.  16:45-17:00  Johan Almesjö avslutar dagen. 17:00-18:30  Efterföljande mingel.   Anmälan Anmäl dig till Therese Borg,  therese.borg@hbv.se , tel 08-556 765 26 senast torsdag den 12 oktober. Anmälan är bindande men kan avbokas fram till sista anmälningsdagen. Endast HBVs medlemsbolag och avtalsleverantörer kan anmäla sig till denna träff.

Läs mer

Planerade upphandlingar


knappar med HBV logotyp

Våra medlemsbolag förtjänar det bästa. För att skapa marknadens bästa upphandlingar inom fastighetsområdet för vi ständigt dialog med våra medlemsbolag och följer det som händer på marknaden. Vi är öppna för diskussion, lyhörda för idéer och nyfikna på nyheter. Alla medlemsbolag i HBV inkluderas i samtliga upphandlingar om man inte anmäler något annat.

Under 2017-2018 planerar HBV att genomföra följande upphandlingar. Dessa är preliminära och kan komma att avvika beroende på intresse och efterfrågan. För kommuner och andra som inte är medlemmar i HBV, gäller det att anmälan till aktuell upphandling ska ske innan tidpunkten för annonsering av respektive upphandling. Anmälan gäller endast bolag som inte är medlemmar i HBV. HBVs medlemsbolag inkluderas per automatik i upphandlingen. Om man av någon anledning inte vill medverka i en upphandling är det viktigt att man avanmäler sitt intresse i god tid. Läs mer om avanmälan här . Vid frågor kontakta HBVs upphandlingschef Ola Kroon .

Läs mer